在不同的企业里,物料采购员的岗位职责可能各不相同。
在某些高大上奢侈品时尚企业里,采购员负责全球买买买,满世界出差,出入高档餐厅会所,走上了采购的人生巅峰。
而在另外一些企业里,采购负责帮老板同事买各种各样的东西,大到机器设备,小到办公文具,有时候还要去仓库收货,工作辛苦不说,还经常受到埋怨。
在本篇中,我们探讨的物料采购员指的是根据ERP系统的信息提示,给供应商下达采购订单的角色,并不涉及到供应商和产品的开发过程,是比较偏计划类的采购岗位,而不是偏商务的工作。
一、工作职责的范围及内容
1.发送预测信息
预测信息来源于主计划,一般的流程是销售市场负责数据输入,经过系统处理之后,采购员从ERP系统中导出预测数据,经过简单整理后,发送给关键供应商。
由于有些供应商采购量很小,金额占比不到1%的,可以每月发一次预测,不用频繁发布预测信息,以减少双方的工作量。
2.定期和供应商沟通
预测发出后就完事儿?采购员还要与内部的生产计划和外部的供应商定期进行沟通。
对于内部来说,采购员要向生产计划了解客户需求是否有大的变动。如果有的话,需要根据BOM查询涉及到的相关原材料,并及时了解库存是否可以满足需求。
由于每个采购员对应着N家供应商,成千上万种SKU,很难对每颗物料的预测变动情况都跟踪到位,因此需要供应商积极主动地来反映数量上的异常波动,比如预测和上期数量相比涨幅超过了30%,预测和实际订单数量相比减少了30%。
供应商会仔细检查每颗料的预测数量,采购员需要做的就是经常和供应商进行沟通,鼓励他们把发现的数量异常情况说出来。
当自家的订单量增加的时候,采购员也需要主动告诉供应商们,让他们做好准备,来应对突然增量的采购订单。
如果供应商能满足订单要求数量是最好的,如果不能,就需要了解供应商的实际最大产能数量,然后做下一步的调整工作。
沟通是很有必要的,而且是双向的,我们进行沟通的目的只有一个,那就是消除意外的惊喜。
“No Surprise”,是采购员应该奉行的准则。
3.创建采购订单
采购员应该根据什么来下订单,是凭借个人的喜好,或是标准的操作流程?答案显然是后者。
随着ERP等信息系统的广泛使用,越来越多的采购员都是根据系统提示的数量进行下单。
如果系统中的需求数量、库存数量和前置时间等参数都是正确的,那么做出来的订单是足以保障物料供应,同时能够控制库存在合理的范围之内。
当然采购员还不能放松警惕,有的时候系统数据会出错,比如库存数量与实物数量不一致,或是参数修改了却没有在系统里更新,这些都会导致物料短缺或是溢出。
在这些情况下,有经验的采购员会抓出有问题的物料,然后进行手工调整,并在系统中修正参数。
4.跟踪订单整个过程
物料采购负责的是从下单开始,直到货物抵达仓库的全部过程。
供应商在收到订单后能不能按时足量交付呢?
首先我们就要得到供应商的承诺回复,反馈给客户能或不能履约交付,这是订单跟踪的第一步。
如果供应商回复不能按照订单上的要求交付,采购员就需要进一步沟通:
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未能交付的原因是什么?
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按照规定日期可以交付多少数量?
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是否可以进行分批出货?
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什么时候可以把订单上的数量交齐?
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