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永远不要指望供应商主动“告发自己”(我亲身经历的两个风险供应商案例)

采购帮
2024-02-29 / 0 评论 / 0 点赞 / 25 阅读 / 11631 字 / 正在检测是否收录...
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我在一家全球领先的铸造企业做原材料采购,按理说这样的跨国企业供应商管理应当做得相对完善,但是在我入职后不到一年的时间里也同样经历了两次差点停供的风险事件。

案例一:

(2018)去年10月份,正在上班的我突然接到公司门卫电话,说是有辽宁过来的警察找我,要向我了解我们供应商的一些情况。一向遵纪守法的我第一次与警察这么亲密接触我承认我是有点蒙圈的。

我硬着头皮做了接待。了解了一下情况,原来是中央巡视组到地方视察,发现我们在辽宁的一家硅砂供应商没有合法的砂矿开采手续,怀疑非法开采,于是移交当地公安系统展开调查。当时同时查处了一大批企业,我们这家供应商只是其中之一。比较糟糕的是,这家公司是我们的独家供货商。

这件事当时在辽宁地区影响很大,诸多铸造相关的企业都受到重创。我们在得知消息的第一时间就汇报到了CEO,公司相关部门上下也是非常震惊。毕竟公安系统直接到我们企业进行调查,多年来还是头一遭。

事件的经过和结尾都很复杂,此处不多说。只谈一下我们的处理方法:

1. 立马到供应商处进行飞行检查,了解真实情况,排查是否存在其他风险;

2. 让供应商列出办理采矿许可证的行动计划,定期跟踪;

3. 立马启动第二供应商的开发

案例二:

(2019)今年六月份,我们物流部的同事突然找到我,说我们的一家砂芯供应商因为厂址搬迁无法满足交付,客户有停线风险,十分紧急。

我赶紧向供应商了解情况,原来在五月份的时候,供应商已经向物流部发过一份厂址搬迁的通知,通知告知近期因为环保相关原因,厂址需要从常州的某一个区搬迁到另一个区,搬迁期间会尽量保证满足交付。

但是终归没有逃过墨菲定律的魔咒,厂址搬迁进度耽搁,我们的订单无法正常交付。期间物流部多次邮件电话跟催,供应商始终没有给出明确的答复,一来二回之间就变成了紧急情况。

无独有偶,这家公司也是我们的独家供货商。酸爽。

我们的对策是:

1. 立即协调公司内部自制。以前这块是我们自己IN-HOUSE制作的,后来因为成本和场内规划等问题才选择了外协。好在机器和模具都有,可以暂时用自制顶上;

2. 同样立即进行供应商飞行检查,了解供应商当前的真实状况,识别潜在风险;

3. 立马启动第二供应商开发

其实这件事物流部门不无责任,因为供应商早在五月份就已经通知是因为“环保问题”要搬迁,这两年环保方面的打击力度有多大大家都心知肚明,碰到这样的问题我们应该保持高度敏感,应当第一时间向供应商了解清楚真实原因,然后提前做好应对,例如让供应商提前备好库存等。

我向供应商了解到的情况是因为“环保手续不齐全”所以被政府部门勒令停产,于是供应商被迫选择搬迁。这其实就是巨大的风险了,但是物流部门只把焦点放在了“搬迁”上面,没有深究背后的原因,更没有意识到 “环保手续不全”在这两年是个多么敏感的词汇,所以也就没有引起足够的重视。

经过这两次独家供货商的断供风险,plant manager心脏受不了了,要求由EHS部门牵头,质量、生产和采购配合,对所有供应商进行一个全面专业的环境与安全方面的排查,杜绝类似事件的再次发生。

我按照风险等级的高低罗列了一份供应商清单,各部门也会按照这个清单进行供应商审核。这是后话。

下面重点说说我对这两件事的一些看法:

一、 独家供货商?风险太大

众所周知,除非万不得已,供应商还是不要独家供货得好。我们公司的原则就是同一种物料原则上都要有两家以上的供应商。但是因为种种原因,有几种物料至今只有一家供货商。屋漏偏逢连夜雨,好巧不巧,这两次出事的也恰恰是独供。

其实独供的问题我们很早就已经意识到了,但是因为供应一直稳定,因此也就没有把寻找第二供应商的事情提到日程上来。相关部门都有责任,采购部门首当其冲。

当然了,因为种种原因,采购部门想要凭一己之力新增或替换一家供应商也并不容易,因此我认为这两次的事情也有因祸得福的一面,至少从工厂经理的层面往下施压,这样调动各方面的资源去寻找第二供应商就变得更加容易了。

总之,从规避风险的角度来说,独家供货商除非万不得已,否则万万要不得。

二、 供应商审核务必要深入,深入!

有一些公司比较反对采购到供应商处进行审核,因为一些说不清道不明的原因。我认为这是心里有鬼的想法。

作为一名合格的采购,你应当是最了解供应商的人,如果不参与日常的沟通与审核,如何知己知彼?好在我现在的公司在这方面很开明,鼓励采购人员参与供应商审核。

我们公司按照体系要求,对合格供应商每两年会审核一次,这个频次每个公司要求不同。如果每年审核一次的话审核员大概每天都在去审核的路上了。审核是由质量部lead,采购部协同。针对每次审核的内容,我们会有一套程序文件进行规定,每次审核严格按照要求来,审核结束也会出具审核报告。

三、 横向展开很重要

亡羊补牢是做事的下策,上策应当是未雨绸缪。

这次连续两次发生类似的风险事件,有一个很重要的原因就是没有提前预防,没有在第一次发生类似事件的时候进行横向展开。

试想,如果第一次出现独家供应商供应风险的时候,我们就应该立马排查其他类似的供应商是否存在相同情况,发现是独家供应商的就立即启动第二供应商的开发,就算时间来不及也至少进行一次必要的审核,走到这些风险供应商的现场去,就有可能了解更多的真实情况,也就可能将潜在的风险扼杀在摇篮里。

我前面没有提,这两家供应商在风险波及到我们公司之前几个月甚至一年就已经出现问题了,只是一直捂着不让我们知道。如果我们在第一家供应商出现问题的时候立即全面排查的话,我们很有可能提前了解到第二家供应商存在的问题,那么预防第二家供应商出现风险就有了可能。

这也就是我接下来要讲的最后一点。

四、 跟供应商保持沟通非常必要

你要知道,一般情况下,供应商只会报喜不报忧,不到真正交不出货那一天,供应商是不会跟你说实话的。

上述两家供应商都是与我们公司合作多年的老供应商,不论价格还是供货都一直很稳定。按照我们公司的工作流程,采购部主要负责商务问题,日常的订单交付和结算等全部由物流部的财务部对接,除非遇到紧急情况才会联系采购处理。

因此,在这两家供应商出事之前,我几乎没有跟他们有过任何交流。

后来详细了解才知道,这两家供应商在去年年初就已经出现问题了,被查的被查,被勒令整改的勒令整改。但是我们却是在去年年底和今年年中才真正得知这些事情。

永远不要指望供应商会主动“告发自己”,他们一定是想蒙混过关,拖一天是一天,不到最后包不住的时候是不会开口说话的。因此,与供应商保持定期的沟通就显得太太太太重要了。

试想,如果我们平时保持着良好的沟通,无论如何也能在长达一年的时间里发觉一些蛛丝马迹呀,不至于最后变成了火烧眉毛。

好在,两次风险事件都是有惊无险,第一家供应商备有充足的库存用以过渡,第二家供应商我们也通过自制解决了,没有造成进一步的损失。

不过,前事不忘,后事之师,希望借着这两次事件的教训,我们能够对所有的供应商进行一次风险识别与排查,全面提高供应链的抗风险能力,避免今后再次出现一个又一个不期而遇的“surprise”。

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