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采购部门的设立,是“控制成本”还是“增加腐败”?

采购帮
2024-03-04 / 2 评论 / 0 点赞 / 78 阅读 / 0 字
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控制成本还是增加腐败?

这确实是一个问题,原先分散的采购,每次采购额都不大,供应商也不太有兴趣花太多精力去“公关”。现在都集中在了采购部,供应商搞明白了,要进入供货,就要先搞定采购人员,于是似乎出现了权利过度集中可能带来的腐败问题。

不可否认的是,采购部是和钱打交道的部门,也是代表企业去选择筛选合作方的部门,如果没有良好的流程控制以及采购人员的自律的话,腐败是有可能产生的。但是这个问题不是“会”与“不会”的问题,而是怎么是更好的解决方案问题。

 首先,只要有采购行为的地方,都是有腐败发生的可能性的。然而对比另一种解决方案,即各个部门都在采购,大家都在用不同方式做同一件事情的话,监管更是无从谈起。当该功能集中到了采购,采购部门就成了大家关注的重点,反而使采购部门要时时警醒自己,自律自查,通过流程控制,事后监管审计来约束自己的行为,建立“廉洁采购”的形象。

采购部门如果不一贯的约束自己,就会常常感觉自己是“众矢之的”,成为高风险的职业领域。供应链咨询师施云谈到:“管理混乱的企业,并不只有采购员有机会贪腐,可能人人都有机会。设计师可以根据供应商要求定制一个部件,从而屏蔽其他供应商的竞争;财务人员可以借发票合同不符合要求,延迟供应商付款;就连仓管员,都可以以来料标签模糊等借口,将产品拒之门外。可以说,但凡与采购流程相关之部门和人员,都有机会下手揩油”。

 第二,当采购分散的时候,虽然采购额分散了,但是通常各个使用部门更关心质量交期服务,在这个前提之下才是价格因素。也就是说可能会倾向于采购质量交期“更优质”的产品。这样的前提下,供应商有更多愿意去“努力”的空间。而且使用部门由于时间限制,没有足够精力去做三家比较询价,这样可能供应商有更多“空间”进行操作。

从组织结构的机制上说,当采购独立出来之后,采购部门的最重要KPI是成本控制,就有可能和使用部门就成本和质量之间达到一个最优的解决方案。(虽然这一过程在很多公司进行的并不顺利)。事实上,在很多案例中,供应商通常更愿意花精力做使用部门的工作以促成合作的达成。这也从一个侧面说明,即使在采购集中的前提之下,权利也并非都集中在采购一个部门那里。

第三,当有采购部门进行集中采购后,数据文件也进行了统一。这就是说大大方便了日后的监管。采购人员做的每一个合同都是有据可查的,报价,比较,审核都需要存档。那么对于内部审计来说就非常容易检查。而当分散到各个部门之后,存档的资料数据就有可能五花八门,甚至无据可查,这样就没法从事后审计中找到问题。

所以总结来说,只要有采购行为,就有腐败发生的可能性。而集中到采购部门是比分散到各个部门更好的控制腐败的方式。但是,这不是说采购部门就不会发生腐败了。那么,如何打造阳光采购模式呢?请见下节分享:怎样建立阳光采购体系?

怎样建立阳光采购体系?

其实采购这个职能发展发展那么多年,已经建立一整套的采购流程体系以确保“阳光采购”。

阳光采购是一系列的技术手段,流程方法,结构体系的综合机制。越是大量的采购金额和大型的组织,这一套方法就运用的越是完善和彻底。而在相对小的公司规模里,一些方法可能会导致较高的使用成本,与所要控制的采购金额不匹配,所以各个公司要量体裁衣的选择和使用。

阳光采购体系的几点要素是:

1.  分权管理,各司其职

对于大型的组织,通常会区分寻源(sourcing)和后期采购(procurement),或者对于集团性公司区分集团采购(全球采购)和子公司采购(区域/工厂采购),这样将寻源谈判和订单执行分开,集团批量采购和零星采购分开。这样一方面是大幅提升采购效率和获取谈判优势,另一个重要目的就是对于采购行为的监控。寻源会聚焦在品类管理,供应商的选择和合同谈判上,而合同的执行是则由后期采购来进行。这样后期执行也是一个对供应商管理和监控的过程。在流程设计上要注意赋予后期采购对于供应商管理和评估的职能。这样寻源负责选择,但是供应商的绩效表现由另一个部门来负责,就能在对供应商的管理更加公开透明。当然这样的机制建立有许多需注意的细微方面,否则容易发展为互相扯皮,让供应商无所适从的局面从而影响到交付绩效(寻源和后期采购的配合会在后面的分享中详细来讲)。

3.  定期的审计审核

在采购额较大的公司,可加入后期的审核审计的机制。可以为半年或一年一次进行。重点是对采购流程的执行,采购文件记录,大金额的采购项,单一供应商采购和紧急采购进行审核。从而确保采购行为在合规的要求下进行。在制度设计上,如有定期的独立的完整的审计审核,可以同时在前期对采购开放更多的权限,使日常的采购流程可以进行得更为顺畅。关于这一点,也会在以后的分享中更详尽的说明。

综上所述,我们可以看到,运用管理严格的采购流程以及配套的管理组织,我们就有可能建立阳光采购体系,使供应商透明竞争,而企业获取最优成本。所以建立阳关的采购体系是完全可以实现的,但各个企业需在自身的采购额和建立体系所带来的成本上做个平衡,选择最适宜自己的采购流程和体系。 

关于作者:

唐子婷老师为彼威达(BVDA) 创始合伙人,首席顾问。北大国际MBA和美国Fordham大学FMBA。超过10年的跨国公司的高层管理经验。领导管理了供应链下各个子模块如计划,采购,物流,进出口,仓储等,并将供应链和采购打造为企业的核心竞争力。拥有丰富的行业经验与前瞻视角,为客户带来了卓有成效的采购和供应链优化改善项目

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