作为职场人，从事任何岗位，理解该岗位工作的内涵和外延，是一项基础又重要的事情。
其中，内涵，即是工作的深度和意义；外延，即是工作的广度和内容。
如果没有真正理解工作的内涵和外延，那么在理解岗位的作用和工作的内容时就会出现偏差，在实际工作中成效也会打折扣。
本文所指采购管理工作的内涵和外延，是指采购部负责人的工作的内涵和外延。阐述的内容是指一般性原则，由于不同企业的组织架构、职能分工、业务形态和发展阶段不同，并不能直接套用于所有企业的采购部负责人的工作内容，宜结合实际进行调整和修正。
一、内涵
采购部的使命，是通过建立战略性采购体系，从供应市场整合和获取优势资源，高质量地满足内部客户的需求，提高企业的竞争力。
二、外延
1.采购体系建设：
（1）采购策略：关注行业动态，分析行情、竞品及销售等信息，制定满足公司需求的采购策略；
（2）行业标准：参与采购产品的标准制定，建立具有行业代表性的企业标准体系，引领行业发展；
（3）采购制度：制定并完善采购管理体系，保障采购规范性、透明度和满意度。
（4）信息建设：持续实施制度优化和流程再造，推进供应链端信息化、数字化建设。
2.采购渠道管理：
（1）渠道管理：组织并开发新的供应渠道和供应商，积极寻源比价，开拓货源市场，完善采购目录体系；
（2）商务谈判：负责各类商务谈判，确定商务条款，代表公司签署各类采购合同；
（3）履约管理：负责供应商交期、财务对账及退货索赔，以及票据和往来账的日常管理；
（4）关系管理：负责供应商关系管理，牵头供应商管理小组开展供应商准入/退出机制及动态评估工作，制定订单配额与供应商评级的挂钩机制。
3.采购执行管理：
（1）采购需求：组织实施市场调查、预测、跟踪公司采购需求，审核需求计划并组织实施；
（2）采购确认：开展战略物资采购和大宗采购业务洽谈，确定采购需求量及采购成交价；
（3）采购交付：掌握上游库存信息和第三方物流信息，及时下达采购订单和物流订单，保障交付；
（4）合同管理：对合同条款持续优化，规避合同风险；规范签订合同，并做好合同档案工作；
（5）订单管理：系统化、闭环式地进行订单管理，做好端到端的订单管理工作，复盘订单配额与供应商评级的挂钩工作；
（6）品质管理：参与来料品质检验标准的制定、验证和修订，跟踪来料品质情况，及时按制度处理不良来料。
4.采购成本管理：
（1）采购预算：负责编制年度采购预算，提报资金计划，实现年度成本控制目标和利润目标；
（2）成本控制：紧密跟踪上游原辅材料价格趋势，制定合理的成交价，严格控制材料成本。
5.采购战略管理：
（1）采购方式：推动招标、询比价、议价和竞价四个采购方式的合理选择和运用；
（2）品类管理：根据公司SKU和BOM，结合不同发展阶段，对采购产品实施ABC分类法；
（3）采购策略：根据采购5R原则，合理制定采购策略，并对六大采购策略灵活调整；
（4）采购模式：推动九种采购模式的合理运用，降低积压或滞销库存量，提高库存周转率和资金利用率；
（5）战略关系：基于供应商管理制度有效实施SRM，与核心供应商建立战略合作关系。
（6）集成方式：从经营高度分析纵向集成和横向集成的成本和收益，协助公司完成纵向产业链布局，和OEM、ODM模式的设计和落地。
6.采购服务管理：
（1）到货服务：根据产品到货检验质量，配合需求部门及品控部门，协调供应商保障供应需求；
（2）销售服务：根据行业动态、价格行情及库存数据，开发爆品或建议促销品类，提高销售额和毛利率；
（3）价值赋能：从内部客户需求出发，借力供应商资源引进新配方、新材料、新工艺；收集有价值的供应市场信息、消费市场信息，供相关部门决策。
7.采购付款管理：
（1）采购预算：负责编制年度采购预算，提报资金计划，实现年度成本控制目标和利润目标；
（2）付款管理：负责根据预算合理安排采购付款，维护供应商关系和企业信誉。同时做好资金安全管理和风险防范。
8.部门内部管理：
（1）流程管理：建立并完善采购部门工作流程和作业标准，提升采购效率；
（2）业务指导：指导并监督下属业务开展，提升团队业务技能和综合素质；
（3）团队建设：采购人才梯队建设，为公司的持续发展进行采购人才培养和人才储备；
（4）廉政建设：践行部门廉政建设，强化职业道德教育和行为纪律要求，保障阳光采购。
采购廉洁建设的方法有哪些？
近些年来，大家能看到企事业单位越来越重视采购端，采购在企业里作为独立的部门运营已经是普遍现象，甚至在很多机关、学校，也已成立独立的采购机构。
随着大家对采购的重视，大家对采购的期望值也越来越高。采购不仅要保障供给，要控制成本，还要接受大家的监督和审计。
虽然采购跟研发、生产、销售、品控等部门一样，都是专业化分工的产物，作为垂直职能，支撑组织运营，但总有一种观点，“采购是特殊部门，要强监管”。
为此，作为采购部负责人，只有把采购部晒在阳光下，才是最安全的；只有加强采购廉洁建设，才能从容应对可能存在的林林种种的质疑。
采购廉洁建设的方法有哪些？可能是包括采购部门负责人在内的公司管理层在谈到采购时不得不提的问题之一，本文列举一些，供参考。
一、分权
采购业务全流程中涉及到的权力有，供应商推荐权、供应商开发权、供应商管理权、谈判权、定价权、签约权、下单权、验收权、付款权等。
有句话说，权力产生腐败，绝对的权力产生绝对的腐败。
把以上的权力分散到若干岗位上，确实能在一定程度降低采购腐败。一来增加供应商公关成本，二来降低采购岗位权力寻租的资本。
按照一般的采购组织结构设计，验收权归属品质管理部门，其他由采购部一个岗位承担。有的公司会进一步将sourcing（供应商开发、谈判与合同签订）和buyer（下单、付款）职能分开。有的公司会成立专门的供应商管理部门，将供应商开发、准入、过程评价与管理职能从采购部独立出来。
以上各种设计，均各有利弊，可根据公司实际进行尝试。
二、赛马
赛马，是采购走向市场化的初级模式。设置两组平行的、相互独立的采购团队，他们有平等的、全流程的采购权力，由裁判部门将单个采购业务向两个采购团队招标，由采购团队向裁判部门投标，裁判部门根据综合性价比选择中标团队，并将当批采购业务发包给该团队。
裁判部门按一定时间段，根据中标采购业务量考核两个采购团队。理论上，采购业务量大的团队，中标率高，采购性价比高，采购成本控制能力强。
这种模式中，两个采购团队的供应商池应该互不交叉的。另外，裁判部门评标水平要高，做到公正、合理。同时，要警惕两个采购团队踢默契球。
三、轮岗
轮岗是大家普遍认可的采购廉洁建设之一。有个说法是，一个采购在同一个岗位，不能超过两年。原因是，两年的时间，足以让他与供应商们打成一片，建立各种灰色交易规则。
通过轮岗，可以中断采购与供应商的私下交易关系，而与新的供应商建立起信任、规则，又需要一段时间。
轮岗是十分必要的，另一方面也可以培养员工一岗多能，在必要的时候可以随时调动随时上手。
四、审批制
对采购合同、订单、付款单的审批，相信在很多公司里已经有流程。但怎样的审批流，不是冗余的，不是流于形式的，是我们需要思考的问题。
审批流程没有设计好，或者审批人不胜任，最后反而会导致责任分散。
除了前置审批，事后审计也是必要的。审计作为不参与采购业务的第三方，会让采购有了“后顾之忧”，也能通过“局外人”的视角，通过倒查发现流程漏铜、制度缺陷。
但现实中，另一个极端是，审计部门会参与事前审批，甚至会参与采购业务，导致职权错位。
五、市场化
现在有些公司热衷将采购、供应链部门独立为公司运营，让他们独立核算，是用市场化的方式，消除过程的管理困难，提高部门的自驱力。
如果时机成熟，机制设计得合理，市场化是很好的实现阳光采购的一种方式。如果采购公司或供应链公司提供的产品性价比不高，内部客户有权用脚投票，转向外部公司采购，从而倒逼采购不断降本增效。
市场化，是利用鲶鱼效应在采购身边放了很多鲶鱼（社会采购渠道），竞争让采购更注重经营成果，而不是灰色收入。
但是，现实中，这种方式又很难解决采购基层腐败的问题，作为独立的公司，采购负责人仍要面对如何预防下属腐败的问题。
此外，诸如案例宣讲、制定高压线标准、制定行为准则、教育等方式，也是常见的采购廉洁建设的辅助手段。
作者：刘树霖
来源：供应链重构
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